Cómo organizar una empresa de eventos: del Excel a un solo sistema
Cómo una productora de eventos pasó de un Excel con clientes, fechas y caja a un solo sistema, y cómo se trabaja un evento hoy en EventOps.
Juan Ignacio De los SantosCofundador · Ingeniería y productoPublicado el 9 min de lectura
Si tenés una productora de sonido, iluminación o eventos, al principio el Excel alcanza: fechas, clientes y caja en un archivo. Se complica cuando además hay que cotizar, coordinar el armado, cobrar la seña y saber quién va a cada fecha.
Esta nota cuenta cómo una productora pasó de esa planilla a un solo sistema, y cómo se trabaja un evento hoy en EventOps.
Qué se desarma cuando todo vive en un Excel
Una productora de eventos llegó sin calendario. Clientes, fechas y flujo de caja estaban en un solo Excel.
Con esa base, cada cosa que el rubro necesita queda colgada de la misma hoja:
- La visita técnica, el montaje, el evento y el desmontaje se leen entre filas, porque no hay un calendario propio.
- Una fecha que se pisa con otra hay que verla a ojo antes de confirmar.
- El personal del armado y del desmontaje no queda atado a esa fecha, y el pago se calcula aparte.
- La seña y lo que falta cobrar se mezclan con el resto de los números.
- El presupuesto se arma en otro archivo y se pasa al cliente a mano.
Si el presupuesto sigue en otro archivo, podés bajar la plantilla de presupuesto para eventos (abre en una pestaña nueva) gratis, en Excel y en PDF.
Cómo nació EventOps
EventOps arrancó con un pedido concreto: una productora nos pidió presupuesto para un calendario, una lista de clientes y el flujo de caja. Al armarlo vimos que cualquier empresa de sonido, iluminación o eventos tiene el mismo problema, así que lo convertimos en un producto propio, hoy en producción. Para sonido e iluminación, visita, montaje y desmontaje están en el sistema para empresas de sonido e iluminación (abre en una pestaña nueva).
El calendario era la parte visible. Lo que había que modelar era el pago del personal y la plata de cada evento, que en la planilla se mezclaba con todo lo demás.
Cómo se ve el calendario de un evento
Hoy el evento se carga una vez. Se le agregan las fechas relacionadas y todas aparecen en el calendario. Si dos fechas coinciden en horario, EventOps avisa antes de confirmar.
- Fechas relacionadas. A la visita técnica, el montaje y el desmontaje se les puede sumar una reunión, una prueba de sonido u otra fecha.
- Estados. Presupuesto, reservado con seña, confirmado, realizado y cancelado. Cada uno tiene su color en la grilla.
- Vistas. Mes, semana, día o agenda. Para reprogramar, el evento se arrastra a otro día.
El costo del personal: armado, desarmado y horas de más
La parte más difícil fue el costo del personal. En esa productora se pagaba por armado y por desarmado, y a veces se pagaba más cuando las horas se pasaban.
En EventOps cada función tiene un monto fijo por etapa (montaje, desmontaje o visita técnica) o un valor por hora. Al asignar a alguien, el monto se completa solo. Si querés ver cómo se arma el equipo de cada fecha, mirá la gestión de personal para eventos (abre en una pestaña nueva).
- Asignación por fecha. Cada integrante entra con su rol: técnico, DJ, iluminación o chofer.
- Quién está libre. Antes de sumar a alguien, se ve si ya tiene otra fecha ese día.
- Pago por etapa o por hora. El fijo cubre el armado o el desmontaje. El valor por hora cubre cuando el tiempo se estira.
El presupuesto sale en PDF
El presupuesto se arma desde el evento, con los servicios de tu lista. El total se calcula solo. El PDF baja con tu logo, listo para mandar por WhatsApp o por mail. Cómo armar esas partidas en sonido e iluminación, de equipos y personal a flete y seña, está en cómo presupuestar un evento de sonido e iluminación (abre en una pestaña nueva).
- Desde el catálogo. Cada servicio trae nombre, qué incluye, precio base y unidad: por evento, por jornada, por hora o por unidad.
- Ajustes. Se puede cambiar cantidad y precio, agregar un ítem y aplicar un descuento o un recargo.
- Pesos o dólares. El presupuesto va en ARS o en USD. Si el evento ya tiene pagos, la moneda queda fija.
- PDF con tu logo. Presupuesto para el cliente, proforma, hoja de armado y recibo de cada pago. La factura se hace por fuera: esos PDF no tienen validez fiscal.
Ver cómo salen los presupuestos en PDF (abre en una pestaña nueva)
Seña, gastos y el mes en números
Con el total se cobra una seña y el saldo se parte en cuotas, en pesos o en dólares. Cada pago queda marcado, se ve cuánto falta y el recibo sale en PDF.
Personal, alquiler de equipos e insumos van al evento o quedan como gasto general. El mes muestra ingresos, egresos y neto, con pesos y dólares por separado. Los movimientos se exportan a CSV.
Excel o sistema: qué cambia en cada parte
Parte por parte, esto es lo que cambia al pasar de la planilla a un sistema.
| Excel y un sistema: calendario, personal, señas, presupuestos y caja | En el Excel | En un sistema |
|---|---|---|
| Calendario | Las fechas viven en la misma planilla que clientes y caja, o no hay calendario. | Visita, montaje, evento y desmontaje están en el calendario, y avisa si dos fechas se pisan. |
| Pago por armado y desarmado | El monto por etapa y las horas de más se calculan a mano. | Monto fijo por etapa o valor por hora. Al asignar, el pago se completa solo. |
| Señas | La seña y el saldo se mezclan con otros números. | La seña y las cuotas quedan en el evento, en pesos o en dólares. |
| Presupuestos | Se arma en otro archivo y se manda como se puede. | Sale en PDF con tu logo, desde tus servicios, con el total calculado. |
| Flujo de caja | Ingresos y gastos del mes hay que rearmarlos. | Gastos del evento o generales, y el mes en pesos y dólares por separado. |
Cuándo EventOps encaja así como está
EventOps encaja así como está si organizás eventos, tenés personal a cargo y mandás presupuestos. El plan es uno solo, de $ 50.000 ARS por mes, con una semana de prueba.
Si la operación es otra, por ejemplo stock, pedidos o turnos, eso se construye a medida.
- Eventos con visita, armado y desarmado en el mismo calendario.
- Personal a cargo, con rol y con pago por etapa o por hora.
- Presupuestos en PDF, y seña o cuotas para el saldo.
- La caja del mes en pesos y en dólares, por separado.
Si esas cuatro describen cómo trabajás, empezá por la semana de prueba.
Checklist rápido
Repasá esta lista antes de agrandar la planilla:
- ¿Las fechas, los clientes y la caja viven en el mismo Excel?
- ¿Pago el armado y el desarmado por etapa, y a veces más si las horas se pasan?
- ¿Armo cada presupuesto a mano para mandarlo por WhatsApp?
- ¿Cobro seña y cuotas, y no siempre sé cuánto falta de cada evento?
- ¿Necesito ver quién está libre antes de confirmar una fecha?
- ¿Mi trabajo es organizar eventos, con personal a cargo y presupuestos para el cliente?
Si varias respuestas son sí, un sistema del rubro ordena más que otra hoja.
Preguntas frecuentes
Alcanza mientras las fechas son pocas y las mira siempre la misma persona. Cuando el calendario, el personal, las señas y los presupuestos comparten la planilla, conviene un sistema: el evento se carga una vez y de ahí salen el calendario, el PDF, los pagos y los gastos.
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