Cuánto cuesta un sistema de gestión a medida
Qué empuja el precio de un sistema de gestión a medida, qué costos van aparte del desarrollo y qué llevar a la primera charla.
Juan Ignacio De los SantosCofundador · Ingeniería y productoPublicado el 11 min de lectura
Si tu pyme se maneja con Excel y estás pidiendo un presupuesto, el precio solo no alcanza. Primero hay que saber qué entra en el sistema y qué queda afuera, y de eso sale el precio.
Esta nota recorre qué define el precio, qué implica construirlo y dejarlo andando, qué cambia en un sistema de inventarios, qué costos mirar aparte del desarrollo, cómo se compara con seguir en la planilla o con un software enlatado y qué llevar a la primera charla.
Qué define el precio
El precio depende del sistema. Ordenar el stock es un trabajo. Sumar pedidos, caja, permisos por rol y un cierre para el contador es otro bastante más grande.
Por eso no publicamos una tarifa. Escribimos el alcance en la propuesta y el precio acompaña ese alcance. Miramos las partes juntas: un flujo corto sin integraciones lleva menos trabajo que uno con permisos, migración y reportes de cierre.
Una distribuidora que quiere descontar stock al confirmar un pedido necesita algo distinto de un negocio de turnos que quiere la agenda y lo cobrado en el día. Cómo se arma ese sistema de pedidos está en sistema de gestión de pedidos. Estas son las partes que más mueven el precio:
- Módulos y pantallas. Stock, pedidos, caja, turnos o clientes suman pantallas, estados y reglas. Un recorrido corto lleva menos trabajo que una operación con varias etapas.
- Usuarios y permisos. Con una sola persona el sistema es simple. Cuando dueño, administración, depósito o sucursal ven y hacen cosas distintas, hay más que construir.
- Integraciones. Conectar facturación, pagos, correo o una API es trabajo aparte de las pantallas. Si la herramienta deja entrar y salir datos, usamos esa vía.
- Migración desde Excel. Pasar productos, clientes o movimientos implica unificar nombres, resolver duplicados y decidir qué historia traer. Si una planilla te sigue sirviendo, puede quedar afuera o conectada.
- Reportes. Ver qué falta cobrar, qué reponer o cómo cerró la caja se diseña con las reglas de tu equipo.
Si el sistema es grande, lo partimos y arrancamos por lo que más duele, como el stock o los pedidos. Qué entra ahora y qué queda para después va por escrito, así el precio no incluye trabajo que todavía no vamos a hacer.
Cuánto cuesta hacer un sistema de gestión
Hacer un sistema de gestión es construirlo para tu operación: el alcance de lo que entra, las pantallas y las reglas. Implementarlo es dejarlo andando con tu gente y tus datos.
En la implementación pesan los usuarios y sus permisos, las integraciones con facturación, pagos o la herramienta que ya usás, la migración de datos desde Excel y, si lo contratás, el mantenimiento de después. Ese precio va en el mismo documento que la construcción.
Alcance y precio quedan por escrito antes de arrancar: qué entra y qué queda afuera.
Cuánto cuesta un sistema de gestión de inventarios
Un sistema de gestión de inventarios, o de stock, puede ser el sistema entero o la primera etapa. El precio acompaña el alcance del depósito: un local o varias sucursales, el disponible de hoy, o cada entrada, salida y reserva.
También lo mueven los usuarios, las integraciones y la migración de datos. Quien cuenta la mercadería, quien vende y quien solo mira no necesitan la misma pantalla.
Si el stock tiene que bajar al confirmar un pedido, al facturar o al vender en la tienda que ya usás, esa conexión es trabajo aparte. Pasar el Excel implica unificar nombres y códigos, y decidir si traés el historial o solo lo que hay hoy. El mantenimiento, para ajustar la reposición cuando ya está en marcha, es opcional.
Si el sistema completo es grande, arrancar por el inventario deja el precio atado a esa etapa. Qué entra ahora y qué queda para después va por escrito.
Costos aparte que conviene conocer
El desarrollo es una parte del presupuesto. Hay costos que conviene ver al lado, con nombre, para que no aparezcan después.
Entran en la propuesta solo si el sistema los necesita.
- Servidor, dominio y cuentas. Si ya tenés servidor, dominio, la API de WhatsApp o un modelo de IA, los usamos. Si no, los gestionamos nosotros y te cobramos el costo más la gestión.
- Mantenimiento. Es opcional. Cubre cambios y ajustes cuando el sistema ya está en marcha. Sin mantenimiento, el proyecto sale menos.
- Capacitación. También es opcional. Si querés que tu equipo aprenda a usarlo, la sumamos. Sin capacitación, el proyecto sale menos.
- Errores del sistema. Si el fallo es nuestro, lo corregimos nosotros, con o sin mantenimiento.
- Cambios en una API externa. Si una API que elegiste cambia y no contrataste soporte, ese arreglo lo pagás vos. El desarrollo no lo cubre.
- Tus datos. Son confidenciales. Los usamos para construir el sistema y, si contratás mantenimiento, para mantenerlo.
El documento separa qué es el sistema, qué es opcional y qué servicios externos usamos o gestionamos.
Excel, enlatado o sistema a medida
En la primera charla suele aparecer la misma comparación: seguir en Excel, adoptar un software enlatado o encargar un sistema a medida. Ninguna opción le sirve a toda pyme. Depende de qué tan propia sea la operación.
La tabla es cualitativa y no reemplaza un presupuesto. El precio concreto sale del alcance, por escrito.
| Excel, software enlatado y sistema a medida: costo inicial, costo mensual, ajuste al proceso y quién lo mantiene | Excel | Enlatado | A medida |
|---|---|---|---|
| Costo inicial | La planilla ya está. Lleva el tiempo de armarla y de rehacerla cuando se queda corta. | Usás el producto que ya existe. El límite aparece cuando la operación pide algo que ese plan no trae. | Es el desarrollo acordado. Crece con los módulos, los permisos, las integraciones y los datos a pasar. |
| Costo mensual | La licencia de la planilla, si la hay, y el tiempo de quien la mantiene al día. | Una suscripción mientras la usás. Si no alcanza, aparece otro programa o volvés al Excel. | El mantenimiento es opcional. Servidor, dominio o APIs se cobran aparte cuando los gestionamos nosotros. |
| Ajuste al proceso | Se adapta a cómo trabajás, hasta que las fórmulas, las copias y los archivos sueltos no dan más. | El equipo se adapta al programa. Lo que no entra queda en un parche o en otra herramienta. | Lo armamos alrededor de cómo trabaja tu equipo, con las reglas que ya usan. |
| Quién lo mantiene | Alguien de tu equipo. Si esa persona no está, cuesta reconstruir dónde quedó cada dato. | Quien hace el producto. Podés pedir lo que el producto permite, y el flujo que no trae queda afuera. | Si contratás mantenimiento, lo seguimos nosotros. Los errores nuestros los corregimos igual. |
Cómo pedir un presupuesto bien
Un presupuesto cerrado sale de entender la operación. Cuanto más claro llegues a la primera charla, menos vueltas hacen falta para cerrar alcance y precio.
No hace falta un documento prolijo. Alcanza con mostrar cómo trabajan hoy. Escuchamos la operación, escribimos qué entra y qué no, y el precio va en ese mismo documento, antes de arrancar.
- Un caso real. Elegí un pedido, un turno o un movimiento de stock y contá el recorrido desde que entra hasta que se cobra o se entrega.
- Las planillas. Aunque estén desordenadas. Ahí se ven columnas, estados y qué dato se carga en más de un lugar.
- Quién hace cada cosa. Quién carga, quién aprueba, quién mira la caja y quién no debería ver costos o márgenes.
- Con qué hay que conectarlo. Facturación, pagos, correo, WhatsApp u otra herramienta. Si ya tenés la cuenta o la API, decilo en la charla.
- Qué duele hoy. La parte que se traba, se pierde o se discute. Si el sistema es grande, por ahí empezamos.
- Qué queda afuera. Decir qué no entra en esta etapa evita que el precio incluya trabajo que todavía no vamos a hacer.
Con eso armamos el documento: qué construimos, qué no, qué hace falta de tu lado, cuánto sale la implementación y cuánto el mantenimiento. Lo acordamos por escrito antes de arrancar. No publicamos un plazo típico: el tiempo depende del sistema y queda en ese documento.
Señales de que conviene a medida
Un software enlatado alcanza cuando la operación entra en lo que ese programa ya hace y el equipo puede trabajar así, sin una planilla al lado. El sistema a medida tiene sentido cuando hay pasos propios y el hueco se sostiene con Excel y mensajes.
Una empresa de eventos llevaba todo en un Excel: flujo de caja, clientes y ningún calendario. Nos pidió presupuesto para un calendario, una lista de clientes y el flujo de caja. De ese trabajo salió EventOps, que abarca más que el pedido inicial: el evento se carga una vez y de ahí salen el calendario, el presupuesto, los pagos y los gastos. El día a día está en la nota sobre organizar una empresa de eventos.
Cotizar una pantalla y mirar la operación entera son trabajos distintos, y este caso lo muestra. Si tu pyme hace otra cosa, escribimos el alcance para esa operación.
- Reglas propias. Descuentos, estados o excepciones que un enlatado no deja modelar sin parches ni otra planilla.
- Datos partidos. Lo mismo se carga en el Excel, en el chat y en otro programa, y nadie confía en una sola lista.
- Permisos distintos. No todo el equipo debería ver costos, márgenes o la caja.
- Ya volviste a la planilla. Probaste un enlatado y el día a día siguió en el Excel, porque la operación no entraba.
- Tiene que hablar con lo que ya elegiste. Facturación, pagos o una API, con tus cuentas si ya las tenés.
Si el enlatado cubre el día a día y tu equipo lo usa sin una planilla paralela, no hace falta reemplazarlo. En la primera charla te decimos qué nos parece más conveniente, y escribimos el alcance antes del precio.
Checklist rápido
Antes de la primera charla, repasá esto:
- ¿Puedo contar un pedido, un turno o un movimiento de stock de punta a punta?
- ¿Tengo a mano las planillas, aunque estén desordenadas?
- ¿Sé quién carga, quién aprueba y quién no debería ver cada dato?
- ¿Sé con qué hay que conectarlo y si esas cuentas ya existen?
- ¿Puedo decir qué entra en esta etapa y qué queda afuera?
- ¿El programa enlatado que miré me deja trabajar como trabajo hoy, o me empuja de nuevo al Excel?
Si podés responder las primeras, la charla alcanza para escribir alcance y precio. Si la última también es sí, conviene mirar un sistema a medida.
Preguntas frecuentes
No publicamos una tarifa. El precio depende del sistema: módulos y pantallas, usuarios y permisos, integraciones, migración desde Excel y reportes. El alcance y el precio se acuerdan por escrito antes de arrancar.
¿Querés el precio por escrito?
Contanos cómo trabajan hoy y qué se escapa entre planillas. Te respondemos con alcance y precio por escrito, antes de arrancar.
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