Cómo pagarle al personal de eventos: por armado y desarmado o por hora
Tres formas de pagar técnicos, ayudantes y personal de armado, qué hacer cuando el evento se pasa de hora y cómo dejar de cerrar las cuentas en una planilla.
Juan Ignacio De los SantosCofundador · Ingeniería y productoPublicado el 9 min de lectura
En una productora de sonido, iluminación o eventos, técnicos, ayudantes y personal de armado no cobran todos igual. Una misma fecha puede mezclar un monto por armado, otro por desarmado y un adicional si el show se pasa de hora.
Esta nota compara los tres esquemas, explica qué hacer con las horas de más y muestra un cálculo con números inventados.
Qué estás pagando en cada fecha
Antes de elegir el esquema, separá la fecha en etapas: visita técnica, armado, evento y desarmado. En cada etapa cambian el horario, la gente y lo que corresponde pagar.
El personal de armado y desarmado carga, monta, prueba y desmonta. El técnico puede quedarse al show o volver solo para el desarmado, y el ayudante cubre el tramo que haga falta. Si todo cae en un único monto por el evento, después no se ve qué era armado, qué era desarmado y de dónde sale la hora de más.
- Visita técnica. Quien va a ver el salón no cobra igual que quien se queda al show.
- Armado. Carga, montaje y prueba. Si se paga por etapa, es un monto cerrado.
- Evento. El horario del show: otro fijo, o las horas de inicio a fin.
- Desarmado. Arranca al terminar el show. Si no se paga aparte, se discute al final.
Pagar por armado y desarmado
Pagar por armado y desarmado es un monto fijo por etapa. Quien trabaja sabe cuánto cobra por montar y cuánto por desmontar. Cada función tiene su importe: el técnico y el ayudante no cobran lo mismo. Si el día del show también va a fijo, se suma un tercer importe por el evento.
Si una fecha se paga distinto, ese monto se anota en esa fecha. Así paga la productora que nos pidió EventOps: por armado y por desarmado, con un extra cuando la fecha se pasa de hora.
Pagar por hora
Pagar por hora es anotar el inicio y el fin de cada etapa y multiplicar ese tiempo por el valor de la persona. Sirve cuando la duración cambia de un evento a otro, o cuando alguien está desde que se llega hasta que se va. Si no anotás la hora de fin, no hay cuenta.
Hay que contar lo que pasa de medianoche. Un show de 21 a 2 dura cinco horas: el cambio de día no acorta el turno. Si el desarmado sigue hasta las 5, esas horas van en el desarmado. Si quedan en el chat y se pasan a la planilla al otro día, se redondean de memoria.
El esquema mixto
El mixto junta los dos esquemas en la misma fecha. Lo más claro es un fijo por armado y por desarmado para el técnico, y por hora para el ayudante. También es mixto un fijo más un extra cuando el evento se pasa de hora: la etapa queda cerrada y el tiempo de más se paga aparte.
Cada persona, en cada fecha, lleva un solo esquema: fijo, por hora, o fijo más extra. Si eso vive en la cabeza de quien arma el Excel, el mes siguiente nadie lo reconstruye.
Por armado y desarmado, por hora o mixto
Si en tus fechas el armado y el desarmado duran parecido, el fijo alcanza. Si cada show termina a una hora distinta, conviene la hora o el mixto con extra.
| Por armado y desarmado, por hora y mixto: pros, contras y cuándo conviene | Por armado y desarmado | Por hora | Mixto |
|---|---|---|---|
| Pros | El costo se conoce antes y entra al presupuesto como filas. | Sigue la duración real de cada fecha. | El fijo cubre la etapa y la hora cubre a quien se queda. |
| Contras | Sin extra, el tiempo de más se discute al final. | Hay que anotar inicio y fin, o las horas salen de memoria. | Si no queda escrito el esquema de cada persona, las cuentas no cierran. |
| Cuándo conviene | Cuando armado y desarmado duran parecido. | Cuando la duración cambia, o el ayudante está de punta a punta. | Cuando el técnico va por etapa, el ayudante por hora, o el fijo lleva extra. |
Horas extra cuando el evento se extiende
Acordá el extra antes de la fecha. Si cobra por hora, se actualiza la hora de fin y se vuelve a multiplicar. Si cobra un monto fijo, el fijo queda quieto y se suma un extra con concepto y monto, separado de la etapa.
Definí desde qué momento corre, por ejemplo pasado el horario del presupuesto, y que las dos partes lo sepan antes de salir. Si la persona está en relación de dependencia, las horas extra tienen recargo por ley: eso lo define tu contador, igual que cómo documentar cada pago. Esta nota no reemplaza ese consejo ni un convenio.
- Antes de salir. Dejá escrito el valor del extra, o que se recalcula por hora.
- Monto fijo. Sumá el extra aparte. No lo escondas dentro del fijo.
- En el presupuesto. Si el cliente puede pedir más tiempo, hace falta una fila o una frase. Si no está, ese costo lo absorbés vos.
Ejemplo con números inventados
Los montos de este ejemplo son redondos e inventados, para que se vea la cuenta. No salen del mercado ni de un convenio: reemplazalos por los tuyos. Están en pesos. Si alguien cobra en dólares, esa suma va aparte.
La fecha es un casamiento. El armado va de 10 a 14: cuatro horas. El show está acordado de 20 a 2, seis horas, y se estira hasta las 4: dos horas de más. Como el show termina a las 4, el desarmado arranca a esa hora y termina a las 7: tres horas.
El técnico cobra por etapa, armado y desarmado, y el show acordado ya entra en ese trato. Armado, $ 40.000. Desarmado, $ 40.000. El extra inventado es $ 10.000 por hora de más: dos horas suman $ 20.000. Total: $ 40.000 + $ 40.000 + $ 20.000 = $ 100.000.
El ayudante cobra por hora cada tramo que trabaja, a $ 5.000 la hora, otro número inventado. Suma 4 horas de armado, 6 del show, 2 de más y 3 de desarmado: 15 horas. 15 por $ 5.000 da $ 75.000. Entre los dos, este ejemplo suma $ 175.000.
Cómo llevar la cuenta sin un Excel
La cuenta no cierra si los nombres, las fechas y las horas viven en lugares distintos. Un «+2» en el chat no actualiza el total. A fin de mes hay que reconstruir quién fue, con qué esquema y si ya se le pagó. Para saber quién está libre, hay que cruzar otro archivo.
Resolver esa cuenta fue lo que más trabajo nos llevó al construir EventOps, el sistema de ShippersLab para empresas de sonido, iluminación y eventos.
Cada función tiene un monto fijo por etapa o un valor por hora, en pesos o en dólares. Al asignar a alguien, el monto se completa solo. Si cobra por hora, se actualiza la hora de fin y se vuelve a aplicar la tarifa. Si cobra un fijo, se suma un extra con concepto y monto. El pago queda como gasto de Personal, con estado pendiente, parcial o pagado. Los importes los ve solo quien tiene permiso.
Ver la gestión de personal y el pago por armado o por hora (abre en una pestaña nueva)
El personal también va en el presupuesto
Lo que le pagás al personal y lo que le cobrás al cliente son dos cuentas. Si el presupuesto solo habla del día del evento, el armado, el desarmado y la hora de más quedan a cargo de la productora. Hace falta una fila de cada cosa, o una frase con hasta qué hora entra el servicio.
La plantilla de presupuesto para eventos trae filas de personal de armado, de desarmado y de horas extra. Los importes de ejemplo son inventados: los reemplazás por los tuyos y de ese total salen la seña y el saldo. Cómo se ordenan la fecha, la seña y la caja está en la nota sobre organizar una empresa de eventos.
Bajar la plantilla de presupuesto para eventos (abre en una pestaña nueva)
Checklist rápido
Antes de la próxima fecha, repasá esto:
- ¿Cada rol tiene definido si cobra por armado y desarmado, por hora o mixto?
- ¿El armado y el desarmado están separados del horario del show?
- ¿El extra por horas de más está escrito y se conoce antes de salir?
- ¿El presupuesto incluye armado, desarmado y qué pasa si se pasa de hora?
- ¿Queda anotado quién fue, con qué esquema, y si el pago está pendiente o hecho?
- ¿Puedo ver quién está libre sin cruzar otra planilla?
Si varias respuestas son no, el esquema puede estar bien y el registro no.
Preguntas frecuentes
Por armado y desarmado, cuando esas etapas duran parecido y querés un monto cerrado. Por hora, cuando la duración cambia o la persona está de punta a punta. Se pueden mezclar en la misma fecha, o sumarle un extra al fijo si el evento se pasa.
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